Anrufe an Telefonservice weiterleiten: So geht's

Die Weiterleitung ist die gesamte Migration. Sie nehmen keine Rufnummernmitnahme vor, ändern keine Visitenkarten oder Ihre Website - Sie wählen einen Kurzcode, und jeder Anruf, den Ihr Unternehmen sonst verpasst hätte, landet dort, wo er beantwortet wird. Es dauert etwa acht Minuten und ist mit einem weiteren Code rückgängig zu machen. Deshalb empfehlen wir, einen Telefonservice auf diese Weise zu testen, bevor man etwas anderes tut. Der Haken ist, dass es vier verschiedene Weiterleitungsregeln gibt, die Codes je nach Anbieter variieren und ein stiller Fehler - die Mailbox des Anbieters, die Ihre Weiterleitung überholt - die meisten der „es hat nicht funktioniert“-Supportanfragen ausmacht, die wir sehen. Dieser Leitfaden deckt all das ab.

Die Kurzfassung

Ihr Telefonservice gibt Ihnen eine Zielnummer. Sie weisen Ihren Anbieter an, Anrufe unter einer von Ihnen gewählten Bedingung dorthin zu senden. Bei einer Verizon-Mobilfunkleitung ist das *72 plus die Nummer für jeden Anruf, oder *71 plus die Nummer nur für unbeantwortete Anrufe, mit *73 zum Deaktivieren. Bei AT&T und T-Mobile sind es die GSM-Codes - **21*Nummer# für alle Anrufe, **61*Nummer# für unbeantwortete, **67*Nummer# für besetzt - mit ##004# zum Löschen aller. Bei VoIP überspringen Sie die Codes und legen eine Weiterleitungsregel im Admin-Panel fest. Sie behalten Ihre Nummer so oder so; nichts wird portiert und nichts ist dauerhaft. Die Hintergründe dazu finden Sie unter Kann ich meine bestehende Nummer mit einem KI-Telefonassistenten verwenden?; dieser Leitfaden beschreibt die eigentliche Tastenarbeit.

Die vier Weiterleitungsregeln

Jedes Telefonsystem auf der Welt implementiert dieselben vier Bedingungen, auch wenn es sie hinter freundlicheren Namen verbirgt. Zu wissen, welche welche ist, ist der größte Teil der Arbeit:

Die drei bedingten Regeln werden normalerweise separat festgelegt und meist zusammen gewünscht - ein Anruf, der durchklingelt, ein Anruf, der ankommt, während Sie bereits telefonieren, und ein Anruf, der ankommt, während Ihr Telefon in einem Keller keinen Empfang hat, sind aus Sicht des Anrufers dasselbe Ereignis: niemand hat geantwortet. Nur die Regel für Nichtannahme festzulegen und die Regel für Besetzt zu vergessen, ist die häufigste halbfertige Einrichtung, und sie versagt genau bei den Anrufen, die am wichtigsten sind - den zweiten und dritten Anrufern während Ihrer geschäftigsten Stunde. Das ist auch der Grund, warum paralleles Annehmen am Empfangsende von Vorteil ist.

Welche Regel Sie wirklich brauchen

Unsere ehrliche Empfehlung für die ersten zwei Wochen ist der bedingte Satz. Er hat keine nennenswerten Nachteile: Die Anrufe, die Sie beantworten, bleiben genau so, wie sie waren, und Sie erhalten ein Protokoll von allem, was Sie zuvor verloren haben. Lesen Sie die Transkripte und entscheiden Sie dann, ob das Beantworten aller Anrufe zuerst die bessere Erfahrung ist - für die meisten Unternehmen mit einem echten Empfang ist es das letztendlich, aus den Gründen, die in einen Empfangsmitarbeiter durch KI ersetzengenannt werden.

Weiterleitung einer Mobilfunknummer

Wählen Sie den Code von dem Telefon aus, dessen Anrufe Sie weiterleiten möchten, genau wie bei einer Telefonnummer, und warten Sie auf den Bestätigungston oder die Bestätigungsnachricht. Die Codes, wie sie die drei großen US-Anbieter dokumentieren:

Zwei Hinweise, die Ihnen einen Nachmittag ersparen. Erstens, geben Sie das Ziel vollständig mit Landes- und Ortsvorwahl ein - **61*15551234567#, nicht eine siebenstellige Nummer - da die Vermittlungsstelle Ihre Ortsvorwahl nicht errät. Zweitens, ##004# ist der universelle Reset in GSM-Netzen: Er löscht alle bedingten Weiterleitungen auf einmal, was Sie wollen, wenn Sie experimentiert haben und nicht mehr darauf vertrauen, was eingestellt ist. Bei Verizon können Sie laut der offiziellen FAQ die Weiterleitung auch über die My Verizon App statt über die Tastatur einrichten, und T-Mobile dokumentiert seine Codes auf der Seite für Self-Service-Kurzcodes. Wenn ein Code „ungültige MMI“ zurückgibt, lehnt das Netzwerk ihn ab, nicht Ihr Telefon - verwenden Sie die Carrier-App oder das Kontoportal.

Das Rennen gegen die Mailbox (Fehler Nr. 1)

Dies ist das Einzige, was Sie verstehen müssen, bevor Sie die Tastatur berühren, und es ist der Grund, warum der erste Versuch der meisten Leute scheinbar überhaupt nichts bewirkt.

Es gibt genau zwei saubere Lösungen, und Sie sollten eine davon anwenden:

1. Verkürzen Sie den Weiterleitungs-Timer. T-Mobile dokumentiert einen Code dafür - dieselbe **61*-Form mit einem angehängten Sekundenwert, einstellbar zwischen 5 und 30 Sekunden. Stellen Sie ihn auf 15, und die Weiterleitung gewinnt bequem.
2. Schalten Sie die Mailbox des Anbieters auf dieser Leitung aus. Direkter und zuverlässiger: Ohne Konkurrenz ist die Weiterleitung das einzige Ergebnis. Dies ist die richtige Wahl, sobald Sie dem Dienst vertrauen, denn zwei Nachrichten-Postfächer - eine Mailbox, die niemand überprüft, und ein Anrufprotokoll, das jemand überprüft - ist schlechter als eines.

Beides ist in Ordnung. Keines von beiden zu tun und sich zu fragen, warum nichts passiert, ist das Standardergebnis, und es ist der Grund, warum wir neue Konten durch einen Live-Testanruf führen, anstatt dem Einrichtungsbildschirm zu vertrauen.

Festnetz, VoIP und PBX-Systeme

Traditionelles Festnetz

Kupfer- und Kabel-Festnetzanschlüsse verwenden im Allgemeinen *72 zum Aktivieren und *73 zum Deaktivieren, mit *71 oder *68 für die Besetzt-/Nichtannahme-Variante, je nach Anbieter. Wählen Sie von der Leitung selbst, achten Sie auf den Stotterton und beachten Sie, dass einige Anbieter verlangen, dass Sie das Ziel klingeln hören, bevor die Einstellung wirksam wird.

VoIP und gehostete Telefonanlagen

Wenn Sie RingCentral, Dialpad, 8x8, Nextiva, Zoom Phone, Google Voice oder eine beliebige gehostete Telefonanlage verwenden, verwenden Sie keine Kurzcodes. Legen Sie das Ziel stattdessen im Admin-Panel fest. Sie erhalten drei Dinge, die der Anbieter Ihnen nicht geben kann:

• Zeitpläne. Geschäftszeiten für Ihr Team, alles andere an den Dienst, automatisch, für immer - kein Erinnern mehr, freitagabends etwas wählen zu müssen.
• Klingeln-dann-Überlauf. Das Telefon klingelt zwölf Sekunden lang, dann wird übergeben. Dies ist die Einrichtung, die die meisten Büros tatsächlich wünschen, und sie ist mit einem Kurzcode unmöglich auszudrücken.
• Routing pro Nummer. Leiten Sie drei DIDs an denselben Dienst und lassen Sie ihn jede anders begrüßen - die Verkaufsleitung, die Serviceline, die spanische Leitung.

Eine spezifische Warnung für Telefonanlagen: Überprüfen Sie, ob Ihre Telefonanlage die ausgehende Anrufer-ID umschreibt. Eine Telefonanlage, die Ihre Hauptnummer auf die weitergeleitete Verbindung stempelt, lässt jeden einzelnen Anruf so aussehen, als käme er aus Ihrem eigenen Büro, was Rückrufnummern, CRM-Abgleich und die Erkennung wiederkehrender Anrufer zerstört. Es ist eine einzeilige Einstellung und ein fünfminütiger Test.

In acht Minuten testen

1. Legen Sie die Regel fest von der Leitung aus, die Sie weiterleiten möchten, unter Verwendung der Zielnummer, die Ihnen der Dienst gegeben hat. Warten Sie auf den Bestätigungston.
2. Rufen Sie von einem Telefon an, das nicht zu Ihrem Konto gehört - leihen Sie sich eines. Sich selbst von derselben Leitung oder demselben Konto anzurufen, kann sich anders verhalten und Ihnen die falsche Lektion erteilen.
3. Lassen Sie es klingeln, wenn Sie die Regel für Nichtannahme festgelegt haben. Zählen Sie die Klingeltöne und notieren Sie, ob der Dienst oder die Mailbox antwortet. Wenn es die Mailbox ist, kehren Sie zum obigen Abschnitt zurück; nichts anderes ist falsch.
4. Testen Sie den Besetzt-Pfad. Führen Sie ein Gespräch und lassen Sie dann jemand anderen anrufen. Dies ist der Schritt, den jeder überspringt und der in der Praxis am häufigsten fehlschlägt.
5. Überprüfen Sie das Protokoll. Öffnen Sie das Anrufprotokoll des Dienstes und bestätigen Sie drei Dinge: Die echte Nummer des Anrufers erscheint, die korrekte Begrüßung wurde abgespielt und das Transkript ist vollständig.
6. Testen Sie die Notfallluke. Bitten Sie darum, mit einem Menschen zu sprechen, und bestätigen Sie, dass die Weiterleitung das richtige Telefon klingeln lässt. Eine Weiterleitung, die nicht zu Ihnen zurückführen kann, ist eine Falle, kein Sicherheitsnetz.

Sechs Dinge, die die Weiterleitung stillschweigend unterbrechen

• Die Weiterleitungsschleife. Die Weiterleitung an eine Nummer, die zurückleitet, gibt Anrufern einen schnellen Besetztton oder Stille, und es ist leicht, dies versehentlich zu erzeugen, wenn ein Dienst Ihnen eine Nummer gibt, die bereits auf Ihr Mobiltelefon zeigt.
• Den Code auf der falschen Leitung eingeben. Codes gelten für die Leitung, von der aus Sie sie wählen. Ihr persönliches Mobiltelefon weiterzuleiten, weil es das Telefon in Ihrer Hand war, ist ein unvergesslicher Nachmittag.
• Die Besetzt-Regel vergessen. Die Weiterleitung bei Nichtannahme bewirkt nichts für den zweiten gleichzeitig anrufenden Anrufer. Legen Sie alle drei bedingten Regeln fest oder akzeptieren Sie, dass Sie Ihre geschäftigste Stunde immer noch verlieren - die Berechnung dazu finden Sie unter die Kosten eines verpassten Anrufs.
• Tarifminuten. Bei vielen Anbietern wird die weitergeleitete Verbindung wie ein ausgehender Anruf Ihrer Leitung in Rechnung gestellt. Irrelevant bei unbegrenzten Gesprächen; relevant bei gemeinsam genutzten Geschäftsminuten und hohem Volumen.
• Nummernformate. Ein Ziel, das ohne Landes- oder Ortsvorwahl eingegeben wird, schlägt bei einigen Vermittlungsstellen stillschweigend fehl und führt bei anderen zu einer falschen Ortsvorwahl.
• Es eingeschaltet lassen, nachdem Sie aufgehört haben. Wenn Sie einen Dienst kündigen, löschen Sie die Weiterleitung am selben Tag (*73 oder ##004#). Eine verwaiste Weiterleitung leitet Ihre Geschäftsleitung an eine Nummer weiter, die nicht mehr antwortet - der schlimmste Zustand, in dem sich Ihr Telefon befinden kann.

Wieder ausschalten

*73 bei Verizon und den meisten Festnetzanschlüssen. ##004# in GSM-Netzen, um alle bedingten Regeln auf einmal zu löschen, oder die spezifischen Aus-Codes (##21#, ##61#, ##67#, ##62#), wenn Sie eine entfernen und die anderen beibehalten möchten. Bei VoIP löschen Sie die Regel im Panel. Achten Sie auf die Bestätigung und tätigen Sie dann einen echten Testanruf, um sicherzugehen - dass der Code stillschweigend fehlschlägt, ist seltener, als dass der Mensch annimmt, dass es funktioniert hat.

Diese Reversibilität ist das Argument dafür, einen Telefonservice durch Weiterleitung statt durch eine Demo zu bewerten. Sie riskieren einen Code in jede Richtung und keinen Vertrag - siehe ob ein KI-Telefonassistent einen Vertrag erfordert - sodass die einzige echte Bewertung, Ihre eigenen Anrufer auf Ihrer eigenen Nummer, Sie zwei Wochen und sonst nichts kostet.

Weiterleiten vs. Rufnummernmitnahme

Fast niemand sollte am ersten Tag eine Rufnummernmitnahme durchführen. Leiten Sie weiter, lassen Sie es zwei Wochen laufen, lesen Sie die Transkripte und nehmen Sie die Rufnummer erst dann mit, wenn die alte Leitung ihre Rechnung nicht mehr rechtfertigt.

Was am Empfangsende einzurichten ist

Eine Weiterleitung ist nur so gut wie das, was antwortet. Bevor Sie echte Anrufe irgendwohin leiten, stellen Sie sicher, dass das Ziel Ihre Öffnungszeiten, Ihre Dienstleistungen, Ihre Preise und Ihre Eskalationsregeln kennt - die praktische Checkliste dafür finden Sie in KI-Telefonassistent-Prompts, und wenn der Grund für die Weiterleitung Nächte und Wochenenden sind, finden Sie die Abdeckungsmuster in dem Leitfaden für den Telefonservice außerhalb der Geschäftszeiten und dem 24-Stunden-Leitfaden. Wenn Sie die Nummer benötigen, auf die verwiesen werden soll, bietet unsere Preisseite Tarife, die monatlich beginnen, und der Rechner für verpasste Anrufe sagt Ihnen, was die Anrufe wert sind, die Sie derzeit an die Mailbox weiterleiten.