AI recepčná a objednávanie termínov: Ako to funguje v praxi

"Objednáva termíny" je slogan na domovskej stránke každej AI recepčnej a skrýva obrovský rozsah toho, čo sa skutočne deje počas hovoru. Niektoré nástroje skutočne zapíšu potvrdený termín do vášho živého kalendára; iné len prijmú správu a skutočné plánovanie nechajú na vás. My jeden z týchto nástrojov staviame, takže nás čítajte ako zainteresovanú stranu - ale rozdiel stojí za pochopenie predtým, ako si kúpite, pretože rozhoduje o tom, či AI dokončí prácu alebo ju len začne.

Stručná odpoveď

AI recepčná objednáva termín pripojením sa k rovnakému kalendáru alebo plánovaciemu nástroju, ktorý používa váš tím, čítaním skutočne voľných termínov, ponúknutím volajúcemu niekoľko z nich a okamžitým zapísaním potvrdenej rezervácie späť, aby sa okamžite zobrazila všetkým. Ak sa to urobí správne, volajúci zavesí s reálnym termínom - dátumom, časom, potvrdením - a váš kalendár to už odráža. Celým zmyslom je uzavrieť cyklus počas hovoru, namiesto toho, aby sa skutočné plánovanie nechalo ako úloha na neskôr.

Prijímanie správ nie je rezervácia

Toto je rozdiel, ktorý marketingové stránky rozmazávajú, takže si ho najprv ujasnime. Prijímač správ zaznamená "Volala Jana, chce termín, tu je jej číslo" a zastaví sa. Skutočná rezervácia dokončí transakciu. Medzera medzi nimi je úloha, ktorá stále pristane na vašom stole.

Oboje má svoje miesto - prijímanie správ je v poriadku, keď človek skutočne potrebuje urobiť rozhodnutie o plánovaní - ale ak je cieľom prestať strácať rezervácie kvôli telefonickým hrám, chcete skutočnú vec. Je to tiež rozdiel, ktorý sa sám zaplatí: zachytená rezervácia mimo otváracích hodín je príjem, ktorý by ste inak museli naháňať alebo stratiť, ako uvádzame v článku o nákladoch zmeškaného hovoru.

Ako sa z hovoru stane rezervovaný termín

Pod kapotou je to krátka, opakovateľná sekvencia - rovnaká, akú vykonáva dobrý recepčný, hotová za sekundy pri každom hovore:

1. Identifikujte potrebu. AI zistí, čo chce volajúci rezervovať - vyšetrenie nového pacienta, návštevu kvôli cenovej ponuke, 30-minútovú konzultáciu - pretože typ termínu určuje, ako dlho trvá a čo potrebuje.
2. Čítajte reálnu dostupnosť. Kontroluje váš živý kalendár pre voľné termíny, ktoré zodpovedajú danému typu, vašim otváracím hodinám a vašim časovým rezervám - nie pevný zoznam, ktorý zostarne.
3. Ponúknite a potvrďte. Navrhne niekoľko možností, volajúci si vyberie a AI zopakuje podrobnosti na potvrdenie - dátum, čas a čo si priniesť alebo očakávať.
4. Zapíšte to späť. Potvrdený termín sa okamžite zapíše do kalendára, čím sa termín zarezervuje, aby ho nikto iný nemohol zobrať.
5. Zachyťte podrobnosti. Meno, číslo, dôvod návštevy a akékoľvek poznámky sa pripoja a potvrdenie môže ísť volajúcemu a súhrn vám.

Ako predchádza dvojitým rezerváciám

Obava, ktorú má každý, je, že dvaja ľudia dostanú rovnaký termín. Správne postavená AI recepčná tomu predchádza rovnako ako zdieľaný tímový kalendár: číta a zapisuje do jedného zdroja pravdy v reálnom čase. Pretože kontroluje dostupnosť v momente rezervácie a okamžite zapíše termín späť, termín je zarezervovaný v momente, keď volajúci povie áno - telefonická rezervácia sa nemôže kolidovať s rezerváciou uskutočnenou online, osobne alebo na inej linke.

A keď telefón zazvoní dvakrát naraz, druhého volajúceho nezaradí do frontu za prvého - odpovie obom paralelne, takže dvaja ľudia si môžu rezervovať rôzne termíny v rovnakom momente bez toho, aby jeden čakal.

Preplánovania, zrušenia a nedostavenia sa

Objednávanie nových termínov si získava pozornosť, ale tichšou úsporou času je všetko, čo sa deje po rezervácii. Preplánovania a zrušenia sú neustále, prerušujú kohokoľvek na recepcii a riadia sa jednoduchými pravidlami - čo ich robí ideálnymi na prenesenie.

• Preplánovať. AI nájde existujúci termín, uvoľní starý termín a ponúkne nové časy - žiadne spätné volanie, žiadne tam a späť.
• Zrušiť. Zruší, uvoľní termín, aby si ho mohol zobrať niekto iný, a môže uplatniť vaše pravidlá týkajúce sa časového okna na zrušenie alebo zálohy.
• Potvrdiť a pripomenúť.Potvrdenia a pripomienky znižujú počet nedostavených klientov a AI môže vybaviť hovor "môžem to presunúť?", ktorý pripomienka vyvolá.

Kedy by mala predať hovor človeku

Znakom dobrého rezervačného procesu nie je, že AI zvládne všetko - je to to, že vie, kedy nie. Komplexná viacdielna rezervácia, nezvyčajná požiadavka mimo vašich bežných typov alebo volajúci, ktorý je zmätený alebo rozrušený, by mali spustiť prenos hovoru, nie vynútenú rezerváciu. Môže teplým prenosom predať hovor človeku , keď je niekto voľný, alebo prijať podrobnú správu a rezervovať spätné volanie, keď nie je. Tak či onak, volajúci odchádza s ďalším krokom - nikdy neuviazne v slučke, ktorú AI nedokáže uzavrieť. Rovnaký princíp sa vzťahuje aj na skutočne naliehavý hovor, ktorý by sa vôbec nemal meniť na rutinnú rezerváciu; pozrite si správu núdzových hovorov.

Čo potrebujete na nastavenie

Prakticky, spustenie telefonickej rezervácie závisí od troch vecí a žiadna z nich netrvá dlho:

Mala by tiež zachovať číslo, ktoré už inzerujete a byť vyškolená pre vaše podnikanie , aby odpovedala na otázky, ktoré volajúci kladú predtým, ako sa zaviažu k termínu.

Záver

Objednávanie termínov je miesto, kde AI recepčná prestáva byť novinkou a začína byť recepciou. Test je jednoduchý: zavesí volajúci s potvrdeným termínom už vo vašom kalendári, alebo s prísľubom, že mu niekto zavolá späť? Rýchlosť je celá hra - výskum o časoch odozvy na potenciálnych zákazníkov je neúprosný v tom, že rezervácia uskutočnená teraz prekoná spätné volanie neskôr, ktoré sa často nikdy nespojí. Skutočná rezervácia zachycuje termín, zatiaľ čo volajúci stále drží telefón.

Úprimný spôsob, ako to posúdiť, je rezervovať si to sami. Zavolajte našej AI recepčnej a skúste si dohodnúť stretnutie, potom si pozrite pevné mesačné ceny. Ak chcete najprv širší kontrolný zoznam pre kupujúceho, začnite s ako si vybrať AI recepčnú.