Ako presmerovať hovory na AI recepčnú (kódy operátorov)

Presmerovanie je celá migrácia. Neprenášate číslo, nemeníte karty ani sa nedotýkate svojej webovej stránky - vytočíte krátky kód a každý hovor, ktorý by Vaša firma stratila, pristane niekde, kde sa naň odpovie. Trvá to asi osem minút a je to reverzibilné jedným ďalším kódom, preto ľuďom hovoríme, aby si takto otestovali telefónnu službu pred čímkoľvek iným. Háčikom je, že existujú štyri rôzne pravidlá presmerovania, kódy sa líšia podľa operátora a jedna tichá chyba - hlasová schránka operátora, ktorá prekoná Vaše presmerovanie - tvorí väčšinu podporných lístkov „nefungovalo to“, ktoré vidíme. Táto príručka pokrýva všetko.

Stručná odpoveď

Vaša telefónna služba Vám poskytne cieľové číslo. Vy poviete svojmu operátorovi, aby tam posielal hovory za podmienky, ktorú si zvolíte. Na mobilnej linke Verizon je to *72 plus číslo pre každý hovor, alebo *71 plus číslo len pre nezodpovedané hovory, s *73 na vypnutie. Na AT&T a T-Mobile sú to GSM kódy - **21*číslo# pre všetky hovory, **61*číslo# pre nezodpovedané, **67*číslo# pre obsadené - s ##004# na zrušenie všetkého. Na VoIP kódy preskočíte a nastavíte pravidlo presmerovania v administrátorskom paneli. Svoje číslo si v oboch prípadoch ponecháte; nič sa neprenáša a nič nie je trvalé. Podrobnosti o tom nájdete v môžem použiť svoje existujúce číslo s AI recepčnou; táto príručka sa týka skutočnej práce s klávesnicou.

Štyri pravidlá presmerovania

Každý telefónny systém na svete implementuje rovnaké štyri podmienky, aj keď ich skrýva za priateľskejšie názvy. Vedieť, ktorá je ktorá, je väčšina práce:

Tri podmienené pravidlá sa zvyčajne nastavujú samostatne a zvyčajne sa chcú spolu - hovor, ktorý zazvoní, hovor, ktorý príde, keď už telefonujete, a hovor, ktorý príde, keď je Váš telefón vybitý v pivnici, sú z pohľadu volajúceho rovnaká udalosť: nikto nezdvihol. Nastavenie len pravidla bez odpovede a zabudnutie na pravidlo obsadenosti je najčastejšie nedokončené nastavenie a zlyháva presne na hovoroch, ktoré sú najdôležitejšie - druhý a tretí volajúci počas Vašej najrušnejšej hodiny. To je tiež to, čo robí paralelné odpovedanie užitočným na prijímacej strane.

Ktoré pravidlo skutočne potrebujete

Naše úprimné odporúčanie na prvé dva týždne je podmienená sada. Nemá žiadne významné nevýhody: hovory, ktoré vybavíte, zostanú presne také, aké boli, a získate záznam o všetkom, čo ste predtým strácali. Prečítajte si prepisy, potom sa rozhodnite, či je odpovedanie na všetko ako prvé lepšou skúsenosťou - pre väčšinu firiem so skutočnou recepciou to nakoniec je, z dôvodov uvedených v nahradenie recepčnej AI.

Presmerovanie mobilnej linky

Vytočte kód z telefónu, ktorého hovory chcete presmerovať, presne tak, akoby to bolo telefónne číslo, a počkajte na potvrdzovací tón alebo správu. Kódy, ako ich dokumentujú traja veľkí americkí operátori:

Dve poznámky, ktoré Vám ušetria popoludnie. Po prvé, zadajte cieľ v plnom rozsahu s kódom krajiny a oblasti - **61*15551234567#, nie sedemmiestne číslo - pretože ústredňa nehádže Váš kód oblasti. Po druhé, ##004# je univerzálne resetovanie na GSM sieťach: vymaže všetky podmienené presmerovania naraz, čo je to, čo chcete, keď ste experimentovali a už neveríte tomu, čo je nastavené. Na Verizonoficiálne FAQ Vám tiež umožňuje nastaviť presmerovanie z aplikácie My Verizon namiesto klávesnice, a T-Mobile dokumentuje svoje kódy na stránke samoobslužných krátkych kódov. Ak kód vráti „invalid MMI“, je to sieť, ktorá ho odmieta, nie Váš telefón - použite aplikáciu operátora alebo portál účtu.

Súboj s hlasovou schránkou (najčastejšia chyba)

Toto je jediná vec, ktorú musíte pochopiť predtým, ako sa dotknete klávesnice, a je to dôvod, prečo väčšina ľudí' prvý pokus sa zdá byť úplne neúčinný.

Existujú presne dve čisté riešenia a mali by ste urobiť jedno z nich:

1. Skráťte časovač presmerovania. T-Mobile dokumentuje kód na to - rovnaký formát **61* s pripojenou hodnotou sekúnd, nastaviteľný medzi 5 a 30 sekundami. Nastavte ho na 15 a presmerovanie pohodlne vyhrá.
2. Vypnite hlasovú schránku operátora na danej linke. Priamejšie a spoľahlivejšie: keďže nie je s čím súťažiť, presmerovanie je jediným výsledkom. Toto je správna voľba, keď už dôverujete službe, pretože dve schránky správ - hlasová schránka, ktorú nikto nekontroluje, a záznam hovorov, ktorý niekto kontroluje - sú horšie ako jedna.

Robiť oboje je v poriadku. Nerobiť ani jedno a čudovať sa, prečo sa nič nedeje, je predvolený výsledok a je to dôvod, prečo nových klientov prevádzame živým testovacím hovorom, namiesto toho, aby sme dôverovali obrazovke nastavenia.

Pevné linky, VoIP a PBX systémy

Tradičná pevná linka

Pevné linky s medenými a káblovými pripojeniami zvyčajne používajú *72 na zapnutie a *73 na vypnutie, s *71 alebo *68 pre variant obsadené/bez odpovede v závislosti od poskytovateľa. Vytáčajte z linky samotnej, počúvajte prerušovaný tón a všimnite si, že niektorí poskytovatelia vyžadujú, aby ste počuli zvonenie cieľa, kým sa nastavenie uloží.

VoIP a hostovaná PBX

Ak používate RingCentral, Dialpad, 8x8, Nextiva, Zoom Phone, Google Voice alebo akúkoľvek hostovanú PBX, nepoužívajte hviezdičkové kódy. Namiesto toho nastavte cieľ v administrátorskom paneli. Získate tri veci, ktoré Vám operátor nemôže poskytnúť:

• Plány. Pracovné hodiny pre Váš tím, všetko ostatné pre službu, automaticky, navždy - už si nemusíte pamätať, že musíte niečo vytočiť v piatok večer.
• Zvonenie-potom-pretečenie. Zvoňte na stole dvanásť sekúnd, potom preveďte. Toto je nastavenie, ktoré väčšina kancelárií skutočne chce, a je nemožné ho vyjadriť hviezdičkovým kódom.
• Smerovanie podľa čísla. Nasmerujte tri DID na rovnakú službu a nechajte ju každé privítať inak - predajnú linku, servisnú linku, španielsku linku.

Jedno upozornenie špecifické pre PBX: skontrolujte, či Vaša PBX prepisuje odchádzajúce ID volajúceho. PBX, ktorá označuje Vaše hlavné číslo na presmerovanom spoji, spôsobí, že každý hovor vyzerá, akoby prišiel z Vašej vlastnej kancelárie, čo ničí čísla pre spätné volanie, zhodu s CRM a rozpoznávanie vracajúcich sa volajúcich. Je to nastavenie jedného riadku a päťminútový test.

Testovanie za osem minút

1. Nastavte pravidlo z linky, ktorú chcete presmerovať, pomocou cieľového čísla, ktoré Vám služba poskytla. Počkajte na potvrdzovací tón.
2. Zavolajte z telefónu, ktorý nie je na Vašom účte - požičajte si ho. Volanie si z rovnakej linky alebo rovnakého účtu sa môže správať inak a naučí Vás nesprávnu lekciu.
3. Nechajte ho zvoniť, ak ste nastavili pravidlo bez odpovede. Spočítajte zvonenia a všimnite si, či odpovie služba alebo hlasová schránka. Ak je to hlasová schránka, vráťte sa k vyššie uvedenej sekcii; nič iné nie je zle.
4. Otestujte cestu obsadenosti. Uskutočnite hovor, potom nechajte niekoho iného zavolať. Toto je spojenie, ktoré každý preskočí a ktoré v praxi najčastejšie zlyháva.
5. Skontrolujte záznam. Otvorte záznam hovorov služby a potvrďte tri veci: objaví sa skutočné číslo volajúceho, prehralo sa správne privítanie a prepis je kompletný.
6. Otestujte únikový východ. Požiadajte o rozhovor s človekom a potvrďte, že prepojenie zazvoní na správnom telefóne. Presmerovanie, ktoré sa k Vám nemôže vrátiť, je pasca, nie záchranná sieť.

Šesť vecí, ktoré ticho narúšajú presmerovanie

• Slučka presmerovania. Presmerovanie na číslo, ktoré presmeruje späť, dáva volajúcim rýchly obsadzovací tón alebo ticho, a je ľahké ho náhodne vytvoriť, keď Vám služba poskytne číslo, ktoré už ukazuje na Váš mobil.
• Nastavenie kódu na nesprávnej linke. Kódy sa vzťahujú na linku, z ktorej ich vytočíte. Presmerovanie Vášho osobného mobilu, pretože to bol telefón vo Vašej ruke, je nezabudnuteľné popoludnie.
• Zabudnutie na pravidlo obsadenosti. Presmerovanie bez odpovede nerobí nič pre druhého súbežného volajúceho. Nastavte všetky tri podmienené pravidlá alebo prijmite, že stále strácate svoju najrušnejšiu hodinu - aritmetika toho je v nákladoch zmeškaného hovoru.
• Minúty v paušále. U mnohých operátorov je presmerované spojenie účtované na Vašu linku ako odchádzajúci hovor. Nepodstatné pri neobmedzených hovoroch; relevantné pri zdieľaných firemných minútach a vysokom objeme.
• Formáty čísel. Cieľ zadaný bez kódu krajiny alebo oblasti zlyhá ticho na niektorých ústredniach a uspeje do nesprávneho kódu oblasti na iných.
• Ponechanie zapnutého po ukončení. Ak zrušíte službu, vymažte presmerovanie v ten istý deň (*73 alebo ##004#). Osamelé presmerovanie smeruje Vašu firemnú linku na číslo, ktoré už neodpovedá - najhorší stav, v akom môže Váš telefón byť.

Vypnutie presmerovania

*73 na Verizon a väčšine pevných liniek. ##004# na GSM sieťach na zrušenie každého podmieneného pravidla naraz, alebo špecifické vypínacie kódy (##21#, ##61#, ##67#, ##62#), ak chcete odstrániť jedno a ponechať ostatné. Na VoIP, odstráňte pravidlo v paneli. Počúvajte potvrdenie, potom uskutočnite jeden skutočný testovací hovor, aby ste si boli istí - tiché zlyhanie kódu je zriedkavejšie ako ľudské predpokladanie, že to fungovalo.

Táto reverzibilita je argumentom pre hodnotenie telefónnej služby presmerovaním namiesto ukážky. Riskujete jeden kód v každom smere a žiadnu zmluvu - pozrite si či AI recepčná vyžaduje zmluvu - takže jediné skutočné hodnotenie, Vaši vlastní volajúci na Vašom vlastnom čísle, Vás stojí dva týždne a nič iné.

Presmerovanie vs. prenos čísla

Takmer nikto by nemal prenášať hneď prvý deň. Presmerujte, prevádzkujte dva týždne, prečítajte si prepisy a preneste číslo až neskôr, len ak stará linka prestala zarábať na svoj účet.

Čo nastaviť na prijímacej strane

Presmerovanie je len také dobré, ako to, čo odpovedá. Predtým, ako nasmerujete skutočné hovory kamkoľvek, uistite sa, že cieľ pozná Vaše hodiny, Vaše služby, Vaše ceny a Vaše pravidlá eskalácie - praktický kontrolný zoznam pre to nájdete v výzvach pre AI recepčnú, a ak je dôvodom presmerovania noc a víkendy, vzory pokrytia sú v príručke pre telefónnu službu po pracovnej dobe a 24-hodinovej príručke. Ak chcete číslo, na ktoré sa má smerovať, naša stránka s cenami má plány, ktoré začínajú mesačne, a kalkulačka zmeškaných hovorov Vám povie, akú hodnotu majú hovory, ktoré momentálne presmerovávate do hlasovej schránky.